今回紹介させていただく書籍は「世界で一番やさしい 資料作りの教科書」です。
ビジネスマンなら必ず発生する業務「資料作成」。。。。
おっさん上司からの曖昧な指示、「ちょっと違うんだよね」という内容の謎のフィードバック。
それ故に永遠に終わらない修正対応。
「ペライチの資料作りに何故こんなに工数使っているんだろう。。。」
などと感じるビジネスマンも多いでしょう。。。
下記のような悩みを抱えている人は是非読んでみてください！
- 資料が伝わりづらいと言われる
- 資料の修正が永遠に終わらない
- 事前準備せずとりあえずで作っている
それでは行きましょう！
伝わらない資料に不足しているもの
伝わらない資料には決定的に不足しているものがあります。
それは、キーメッセージ（一番伝えたいこと）です。
キーメッセージは一番目立つところに配置されている文言であり、いわばその情報の見出しにあたるものになります。
〇〇〇について
このような見出しになっていないでしょうか？？
これでは何も伝えていないのと一緒です。
伝わらない資料の例
例を上げてみましょう。
下記資料は何を伝えたいかわかりますか？？
「野菜室にあるりんごは甘くて美味しいから食べてください」と主張する資料です。
これでは、りんごの何について伝えたいのか情報が一切なくてわかりませんよね。。。
キーメッセージが不足している資料がどのようなものかご理解いただけたかと思います。
なぜキーメッセージがないのか？？
キーメッセージを確認していないからです。
資料作成の指示は曖昧であるため、自身で確認しないと上司は教えてくれません。
業務フロー改善に関しての資料作成をお願いできるぅ？
こんな感じの依頼ですね。。。
仕事の依頼は「行動」「期限」「目的」が明確になっているのが理想です。
ですが、説明が面倒なので必要な情報を省いて依頼してくるおっさん上司が多いです。
無駄な作業が発生し時間を浪費してしまう原因となります。
また、永遠に終わらない修正地獄にハマってしまうので注意しましょう。
伝わる資料作りの3ステップ
それでは具体的な資料の制作ステップを見ていきましょう。
- キーメッセージを明らかにする（伝えるべき内容）
- キーメッセージを支えるボディを考える（伝えるべき内容の補足情報）
- 電子化する（パワポなどに落とし込む）
すぐパワポを開いて作業したくなるのですがちょっと待ってください。
いきなり作業をしてしまうと本質を見失ってしまうので情報を集めるステップから入ります。
ステップ１と２はノートなどの紙媒体で下書き作成しましょう。
キーメッセージを明らかにする
とはいえ、どのようにキーメッセージを明らかにしていけばよいのでしょうか？？
本書では3つの質問によってキーメッセージを明らかにする方法を紹介しています。
- 誰に向けての資料なのか？
- 資料で何を伝えたいのか？
- 資料を渡す相手にどんな行動をとってもらいたいのか？
誰に何を伝えどう行動してもらいたいのか明確にして資料を作りましょうって事ですね。
本質を押さえておかないと、集めるべき必要な情報を絞ることができません。
無駄を省くためにも最初にキーメッセージを明らかにしましょう。
キーメッセージを支えるボディを考える
ボディとは資料の中身（図やグラフや補足情報）のことです。
キーメッセージを伝えやすくするための情報を考えます。
- キーメッセージに加えて何があると伝わりやすいか？
- キーメッセージから相手がどんな疑問をもつか？
という観点から情報を掘り下げていくと良い内容になります。
あくまでキーメッセージを支える情報、いわば「脇役」と捉えておきましょう。
電子化する
１と２でまとめた内容をパワポなどで落とし込むだけ。
いきなりこのステップから入ると、見た目に意識が向いてしまい内容がおざなりになるので必ずステップの順番は守るようにしてください。
おっさん上司のフィードバッグの対処
上記手順を踏んで資料を作成すれば、簡単なモノであれば1発OKが出ると思います。
とりあえず問題の指摘をしたいだけのおっさん上司もいるので対処法を紹介しておきますね。
フィードバッグは３つに分けられます。
- MUSTの指摘
- WANTの指摘
- 趣味の指摘
指摘された内容によって対応が微妙に変わってくるので見ていきましょう。
MUSTの指摘
「これでは伝わらない」「何を言っているのかわからない」といった指摘。
この場合は、必ず何が悪いのかを確認し修正に当たりましょう。
WANTの指摘
「ここの言い回しを変えてほしい」など、伝わるっているが改善提案が伴う指摘。
修正箇所が明確になっていることが多いので、指摘箇所を修正しましょう。
趣味の指摘
「こっちの色のほうが好きだなぁ～」など、伝える事に何ら影響がない指摘。（好み的なやつね）
この場合できる限り対応したくないので
こちらの修正対応を行うと、別件の対応スケジュールに遅延が発生しますがよろしいですか？
といった内容でおっさん上司に伝えやんわりと断りましょう。
大概の謎の指摘はこれで回避出来ますが、「それでも直してほしい」と言われたら素直に対応しましょう。。。。。
まとめ
今回の記事では資料作成の基本の部分を紹介させていただきました。
本書では他にも
- 仕事の依頼/報告で伝えるべき事
- コミュニケーションで意識するとよい話し方
- 大きなプレゼン資料の作成手順
など、コミュニケーションに踏み込んだ伝え方も紹介されています。
とても気づきの多い本でしたので皆さんにもぜひ読んでいただきたいと思いました！
僕はデザイナーという職業上「趣味の指摘＝デザインの指摘」ではないよ！という所は最後に伝えておきたいと思います。レイアウトや色の工夫で情報を伝える職業ですので。
それではまた！